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アシスタントから見たシバタさんの3つのリモートハック

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シバタ注: この記事は編集アシスタントのMさんからの寄稿です。私がプレッシャーをかけて依頼した訳ではないのですが、ご本人が思ったことを正直に書いてくださったみたいです。とても褒め言葉が多く、自分では恥ずかしいのですが、そのまま公開します。ゲストライターやYoutubeのMC担当も絶賛募集中ですのでご興味がある方は、TwitterでDMいただければ幸いです。
https://twitter.com/irnote

はじめまして。シバタさんの編集アシスタントMです。Sさんと二人で編集アシスタントをやっています。

私たちは、シバタさんの「決算が読めるようになるノート」の編集アシスタントを約3年半続けています。

基本的にシバタさんはアメリカで、私たちは日本に住んでいるので、普段のやりとりは全てオンラインになります。

いま、みなさんが体験しているリモートワークの状態を3年半続けているということです。この3年半でシバタさんと顔を合わせたのは一度きりです。

それでも、つつがなく(多分シバタさんもそう思ってくれているはず)業務を続けてこれたのは、シバタさんがリモート業務でもチームでうまく仕事を回すための工夫をしているからということに気づきました。

コロナで自粛が続いている今こそ、アシスタント側から見たシバタさん(上司)のリモートハックを3つご紹介したいと思います。


ハックその1: 情報は可能な限りオープンにする

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シバタさんが、「リモートワークのコツ【マネージャー編】」でも書いていた通り、実際にシバタさんは可能な限りの情報を私たちにオープンにしてくれています。

「こんなことを考えている」、「次にこんなことをしたいと思っている」など、先のことでも、まだ未定のことでも、シバタさんが関わるコンテンツという大括りな部分を共有してもらえることで、コンテンツを読む視点や編集の仕方が変わってきます。

編集アシスタントは、二人でそれぞれに編集するコンテンツを分担しています。お互いが担当するコンテンツの編集前の原稿と編集後の原稿も共有されているので、「ここをこのように編集するのか!」とか、「ここは先に編集されたこのコンテンツに合わせよう」というように、アシスタントが同士が自発的に、シバタさん(上司)の手の離れたところで、連携することができます。

分からないことは、アシスタント同士で個別に連絡を取り合ったりもします。これは情報をオープンにすることで、勝手に横の連携ができるという良い例だと思います。ちなみに、私たちアシスタントも3年半の間に一度しかオフラインで顔を合わせたことはありません。

このことからも情報をオープンにすることが、いかに仕事の効率を上げてくれるのかお分かりいただけると思います。


ハックその2: 優先順位・指示が明確&そのための仕組み作り

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シバタさんの仕事をしていていつも感じるのは、優先順位や指示がはっきりしていることです。

「この記事は、この記事より先に出したい」、「この記事はこういうことを伝えたいから、それを念頭に入れて編集をしてほしい」など、アシスタントに求めていることが明確なので、仕事に取り掛かりやすいです。

シバタさんのコンテンツ作りには、編集アシスタントやゲストライターなど、多くの方が関わっています。

ゲストライターが関わるコンテンツに関する指示は、着手時点から「この点を強化したい」、「この数字を入れたい」、「もっとこの点の比較が必要だ」など、制作過程のシバタさんからの指示と編集過程が全てのゲストライターと編集アシスタントに共有されています。

そのため、たとえ自分への指示ではなくとも、「なるほど、なるほど!そういうことを求めているのね!」、「こういう点は予め入れておこう」など、考えるためのインプット、言い換えると次の仕事への準備ができます。

つまり、チーム全体がシバタさんの意図を汲み取りやすい仕組みが作られているのです。

仕組み作りでもう一つ私がやりやすいと感じていることは、シバタさんが新しいことを始める際に、まず最初にシバタさんが想定している「手順とフォーマット」を共有してくれることです。

「手順とフォーマット」を前もって共有してくれるので、自分がするべきことがはっきりします。

そんなことまでシバタさん(上司)が手を動かすのか?と思う方もいるかもしれません。しかし、リモートで業務をする際に、手戻りを一番少なくするためには、上司自身が考える最適な解を先に出しておくことが一番効率の良い方法だと思います。

顔を合わせないで仕事をする中で、「こんな感じで!」という指示は通じません。だから周到に準備をしてくれています。
しかし、前もって作った手順やフォーマットが合わない場合や、もっと良い物ができた時の変更はとても柔軟です。改善点をオープンに募って、オープンに改善していきます。

シバタさんが作る手順やフォーマットはあくまでも仕事をしやすくするための仕組みであって、仕組みありきで仕事をしていく訳ではないのが、一緒に仕事をしていて自分も成長を感じられる点でもあります。


ハックその3: 人を叱らずミスを叱る

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そのため、仕組みに不慣れで間違えたり、コミュニケーションのミスがあったり、コンテンツ自体にミスが発生することもあります。

編集とゲストライターのチームは、それぞれ違ったバックグラウンドで仕事をしてきており、ほとんどオンラインでしかやり取りしないメンバーなので、ともすると字面がきつく見えてしまったり、曖昧な物言いがお互いの不安の種になる可能性もあります。

しかし、誰かが大きなミスをした時こそ、他のメンバーが繰り返さないように、きちんと周知することが必要です。

もちろん個別に注意をしてくれるのですが、再発防止のための策として、シバタさんは実にうまく「ミスを叱り」ます。

ミスをした当人を責めるのではなく、「この事柄は、こうあって欲しくない」、「このコンテンツはこういう部分を強調したい」など、決して人を責めずに、自分の意図を説明した上で、「だから、こうあって欲しい」と周知します。

ミスした当人や、その人格を傷つける可能性があるような言葉は決して使わず、ミスした事柄にフォーカスすることで、他のメンバーの気持ちも引き締まりますし、注意を受けた本人も、素直に受け入れやすいです。

以上が、アシスタントから見たシバタさんのリモートハックです。

もう一つ付け加えるとすると、シバタさんは「褒め上手」です。

編集にすごく満足された時は「完璧です!」、「●●の指摘がよかったです」と、私たちの仕事に対して、必ず一言返してくれます。

それがリモートで仕事を続けるモチベーションの一つになっているかもしれません。ぜひ顔の見えないリモートワークでは、少し多めの褒め言葉をオススメします。

対面ではない仕事だからこそ、気を遣う、気を付けるべきことはたくさんあります。実際にリモートでもほぼ支障なく(ないはず笑)、仕事ができるのは、上記のようなシバタさん(上司)の心配りがあってことだと思いましたので、リモートワークを始めたばかりの方たちにシェアしたくまとめさせていただきました。

参考になれば幸いです。


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アメリカ・日本のネット企業(上場企業)を中心に、決算情報から読みとれることを書きます。経営者の方はもちろん、出世したいサラリーマンの方、就職活動・転職活動中の方になるべく分かりやすく書きます。

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