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リモートワーク成功のコツ【初級者編】

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日本でもコロナウイルスの感染者数が増えて、緊急事態宣言が出されました。リモートワークが増えていくことは間違いないと言えるでしょう。

最近読者の方から、リモートワークのコツを教えて欲しいという要望がいくつか来ていますので、何回かのシリーズに分けて書いていきたいと思います。まだご覧になってない方は、こちらからご覧下さい。


第1回:【リモートワーク用】自宅オフィスにおすすめする5つのアイテム

第2回目はリモートワーク成功のコツとして、まずは初級者編を解説してみたいと思います。

リモートワークというのはそれなりにコツがいります。これまで全員が同じ時間、同じ場所で過ごしていたわけですが、それが急に対面でのコミュニケーションが無くなるわけです。

これまでであれば、ちょっと、と言って隣の人に簡単に話しかけることが出来たところが、リモートワークではそれが急に難しくなるわけです。

このように、ちょっとした会話が非常に行いにくくなるので、少しずつ見えない形でストレスが蓄積されていきます。そういったストレスが爆発して、大きな問題になる、という現象を、これまで私も何度も見てきました。

私自身、アメリカで会社を経営していくにあたって、日本にいる時に比べてはるかにリモートワークの機会が増えています。そもそもアメリカというのは国土が広いので、同じチームのメンバーが別々の場所にいるというのが常に起こりえますし、英語圏特有の海外へのアウトソーシングというのもあります。

アメリカに来た当初は、リモートワークに困惑していた私ですが、自分なりのやり方を改善していくにつれて、多くのアメリカ人からもリモートワーク上級者だと言われるようになりました。

そこで今回は、私が普段気をつけているリモートワークのコツを紹介していきたいと思います。

リモートワークのコツというのは、それぞれ皆さんに固有のものがあるかもしれませんし、私が書いているものが全て正しいわけでもありませんが、少しでもお手伝いが出来ればと思います。

想定している環境は、

・チーム全員が自宅からリモートワークをする
・Slackのようチャットツール、Zoomのようなビデオ会議システムが利用出来る

を前提としています。(なお、時差が発生するケース、つまり全員が同じ時間に仕事をしないことが当たり前になっているケースは、初級者編では考慮しませんが、上級者編の一部で取り上げたいと思います。時差があるとリモートワークはさらに難しくなります。)

リモートワークで失敗するケースの多くというのは、メンバーの一人一人が少しずつ見えないストレスを溜めていくことです。それらが蓄積するとどこかで必ず爆発します。従って私のリモートワークのコツに共通するのは、「いかにストレスを減らすか」というポイントです。


コツその1: ルーティンを決めて明文化する

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一つ目のコツは、ルーティンを決めて明文化することです。

人間誰でも、予め「ある時刻に何かが起こることが分かっている」と、ストレスが減ります。

例えば皆さんが新聞を待っているとして、新聞が毎日何時に来るか分からなければ、割と大きなストレスではないでしょうか。でも実際新聞というのは、早朝の決められた時間に届くようになっています。

これと同じことがリモートワークでも起こります。リモートワークを始める時に一番最初にするべきことは、チームとしてのルーティンを決めることです。

典型的なルーティンというのは、

・朝ビデオ会議でミーティングをする
・夕方にもう一度ミーティングをするか、全員が定型フォーマットで定刻までに日報を送る

といったものでも構いません。チーム全員が必ず行う簡単なルーティンを決めておくだけで、人間のストレスというのは大きく減ります。

ルーティンを決めないでいると、例えば部下は上司に突然チャットで話しかけられ「現状報告して」と求められたらストレスになります。上司としても、部下からの報告が何時に来るか分からないこと自体がストレスになります。

なんとなくリモートワークを開始しましてしまっている方は、まずはチームとしてのルーティンを決めてみてください。


コツその2: お互いの顔を見る時間を一定以上確保する

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二つ目は、毎日皆の顔をビデオ会議経由で見る時間を、必ず一定以上確保するというものです。

長時間でなくても構いませんが、必ず毎日ビデオ会議をすることを、強くお勧めします。理由は二つあります。

一つ目の理由は、これをすることで孤独感を感じる人が大きく減るという点です。やはり相手の顔を、ビデオ経由とはいえ生で見ると、孤独感を感じやすい人にとっては大きな安心につながります。

孤独感が大きな問題にならない人にとっても、オフィス勤務では休憩時間のコミュニケーションや何気ない接触によって頻繁にコーチングや情報交換がなされていることを考えると、顔を見て対話する習慣は意味があると思います。

二つ目は、調子が悪くなりそうな人を未然に事前に検知することが可能になるという点です。こちらはどちらかというとマネージャー向きの話になりますが、なんとなく調子が悪そうな人も、毎日ビデオ経由で顔を見ていれば、早い段階で気づくことができるのではないでしょうか。

このように、毎日短時間でも良いので、チームでビデオ会議をすることで、大きくストレスを減らせると思います。

以下では、もう少し細かい詳細なリモートワークのコツを紹介していきたいと思います。

この記事は、リモートワークで失敗したくない方、リモートワークの骨を短期間で学びたい方、リモートワークを行うチームでリーダーシップを取っていきたい方に、最適な内容になっています。


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・コツその3:ビデオ会議はオンとオフを明確にする
・コツその4: 「報連相」をより綿密に
・「報告」: 1日1回(定刻)・Writing・定型フォーマットで
・「連絡」: 発生し次第すぐに・Writing・定型フォーマットで
・「相談」: 事前アポ・Verbal・ビデオ会議で

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アメリカ・日本のネット企業(上場企業)を中心に、決算情報から読みとれることを書きます。経営者の方はもちろん、出世したいサラリーマンの方、就職活動・転職活動中の方になるべく分かりやすく書きます。

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